Księgowość jako dział przedsiębiorstwa

Posts Tagged ‘dział księgowości’

Biura rachunkowe, programy komputerowe, usługi online- to tylko niektóre opcje, z których skorzystać mogą przedsiębiorcy zarówno małych, średnich jak i dużych firm. Dzięki tym usługom, każdy przedsiębiorca może być spokojny o księgowość swoje firmy. Jak można zaobserwować w dzisiejszych czasach do lamusa odchodzą już biura rachunkowe, a przedsiębiorcy wolą samodzielnie zajmować się księgowością swojej firmy. Nic w tym dziwnego skoro do dyspozycji mają oni wiele programów komputerowych czy też fakturowanie online. Ogromną popularnością wśród przedsiębiorców cieszy się ostatnia opcja, a mianowicie wystawianie faktur za pomocą aplikacji internetowych. Z czego wynika popularność owej opcji. Jak się okazuje owa usługa posiada wiele zalet. Po pierwsze, prostota, z owej opcji korzystać można korzystać o dowolnej porze dnia i nocy i w dowolnym miejscu na globie, pod warunkiem, że będziemy posiadać dostęp do przeglądarki internetowej. Po drugie, aby korzystać z owej opcji nie trzeba nawet instalować na dysku żadnego programu. Faktury mogą być wystawiane z poziomu przeglądarki internetowej. Co ważne, nie trzeba się nawet rejestrować. Po trzecie, owa opcja jest nieustannie aktualizowana, a to oznacza, że faktury zawsze będą zawsze wypełnione zgodnie z obowiązującymi normami. Reasumując można stwierdzić, że ze względu na swoją prostotę, użyteczność oraz możliwość korzystania z owej opcji o dowolnej porze dnia i nocy w dowolnym miejscu sprawia, ze faktury online stają się bezkonkurencyjne. 

Na rynku istnieją dziesiątki różnych rodzajów programów do fakturowania. Jak wybrać ten najlepszy, najbardziej odpowiedni do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorstwo jest małe i generuje kilkanaście, kilkadziesiąt faktur miesięcznie, to zbędne są prawdziwe kombajny, które kosztują po kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych, dlatego, że większość ich funkcji nie będzie potrzebna. W takim przypadku wystarczą najprostsze programy, które kosztują zaledwie kilkaset złotych i posiadają podstawowe funkcje, takie jak zapamiętywanie danych kontrahentów, kartotekę towarów i usług, wystawianie faktur, rachunków, paragonów, możliwość eksportowania i importowania danych z różnych formatów, tworzenie cenników i tym podobne. Wersje bardziej skomplikowanie pozwalają również na włączenie gospodarki magazynowej i zarządzanie nią wspólnie z księgowością, w celu lepszego przeglądu stanu magazynowego firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia również pracowników, to programy do fakturowania powinny również zawierać elementy służące do prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym oraz zakładem ubezpieczeń społecznych. Nie ma sensu kupować dwóch różnych programów: jednego do faktur, a drugiego do obsługi osób zatrudnionych, gdyż bardziej rozbudowane programy do księgowości posiadają obydwie te funkcje. Posiadanie jednego programu pozwala również na oszczędność w kosztach szkolenia pracowników. Oczywiście najprościej jest wynająć biuro rachunkowe i całkowicie przerzucić ciężar odpowiedzialności za księgowość na nie.

Ważnym elementem pracy księgowego oprócz elementów oczywistych takich jak odpowiednie wykształcenie (ciągłość dokształcania) oraz doświadczenie jest również umiejętność korzystania z narzędzi wspomagających księgowanie. W przypadku starszych osób zajmujących się księgowaniem można zaobserwować pewne obawy lub niechęć do nauki obsługi aplikacji komputerowych jak i samego komputera. Należy jednak pamiętać, że są to niezbędne aspekty pracy nowoczesnego księgowego i należy hamować ewentualne zapędy do korzystania z przestarzałych sposobów księgowania (w tradycyjnych sposób, na papierze). Zrozumiałe jest że gdy sytuacja tego wymaga to część dokumentacji może zostać a być nawet powinna być sporządzana w sposób tradycyjny jednakże właściwa obsługa nowoczesnych narzędzi wspomagających księgowanie znacznie usprawnia pracę działu księgowości oraz wpływa pozytywnie na przepływów środków finansowych firmy.

Aby odpowiednio wyposażyć dział księgowości w narzędzia należy zakupić odpowiednie wyposażenie biura, komputery oraz właściwe dla naszego przedsiębiorstwa programy komputerowe, który usprawnią pracę. Można zrezygnować z niektórych tych elementów jedynie wtedy gdy prowadzimy mniejszą firmę a zwłaszcza wskazane jest to gdy posiadamy działalność gospodarczą i prowadzimy naszą księgowość samodzielnie. Zasadne jest wtedy korzystanie z oprogramowania do księgowania dostępnego online czyli poprzez serwisy rachunkowości online (np. programy do faktur, czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów bądź do sporządzania deklaracji VAT).

Jeśli zastawiasz się na rozpoczęciem swojego własnego biznesu to zapewne część Twoich ewentualnych zmartwień to właśnie sposób w jaki rozwiążesz problem księgowości. Jeśli rozpoczniesz od małej działalności to nie będziesz zobowiązany prawnie do prowadzenia pełnej księgowości lecz jedynie do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz kilku ewidencji przy czym warto nadmienić, że wielu małych przedsiębiorców z różnych segmentów biznesu radzi sobie samemu z prowadzeniem księgowości (przy pomocy pewnych narzędzi, o których napisze dalej). Jest kilka wyjść z tej sytuacji. Najprostszym ale i najbardziej kosztownym (chociaż wymiernie rzeczy biorąc to nie jest to duży koszt) jest wynajęcie firmy trzeciej lub też osoby z uprawnieniami, która zajmie się lwią częścią Twojej księgowości a dodatkowo doradzi jak i kiedy można odliczyć pewne wydatki. Koszt takiej przyjemności to około 90-280 zł i jest zależny od wielkości Twojej firmy, miasta w którym masz siedzibę oraz ilości dokumentów jakie będziesz przekazywał do biura. Zatem jedno wyjście to wyspecjalizowane biuro rachunkowe. Drugim wyjściem, często praktykowanym przez mikro biznesy jednoosobowe jest księgowość online. Co to oznacza? Otóż obecnie istnieją serwisy internetowe wspomagające samodzielnych przedsiębiorców i ułatwiające sporządzanie odpowiednich dokumentów (za co żądają opłaty abonamentowej jednakże, co jasne, jest ona niższa niż koszt biura rachunkowego i waha się na poziomie 20-80 zł).

W każdej nowoczesnej firmie warto zadbać o rozwiązania nowatorskie w każdym segmencie działań firmy zarówno jeśli chodzi o produkcję czy też oferowanie usług tak samo warto rozwijać działy teoretycznie mniej związane z wyrabianiem przychodu firmy. Działem firmy, o który należy szczególnie dbać jest dział związany bezpośrednio z pieniędzmi czyli księgowość. Dużą wagę należy przyłożyć zarówno do doboru pracowników takiego działu jak i do samego przepływu informacji w dziale oraz aby dostarczyć pracownikom odpowiednie narzędzia. Zwłaszcza w tej ostatniej dziedzinie, pozornie mało ważnej, jest spore pole do popisu zwłaszcza, że producenci oprogramowania księgowego ciągle rozwijają swoje produkty a wybór odpowiedniego programu do naszego przedsiębiorstwa (działu księgowości) może wiązać się bezpośrednio z efektywnym działaniem jego pracowników. Aby podjąć dobrą decyzję dotyczącą wyboru narzędzi (w znaczeniu oprogramowania) dla księgowości musimy dokonać pewnej analizy dostępnych opcji oraz zgromadzić potrzeby naszej firmy w jednym miejscu tak aby mieć szybki i pełny wgląd w planowaną funkcjonalność danej aplikacji. Oczywiste jest, że innym oprogramowaniem będzie się posługiwał przedsiębiorca samodzielnie prowadzący swą działalność gospodarczą (programu księgowego używający jedynie do generowania dokumentów dla biura rachunkowego) a innym pracownik działu księgowości dużej spółki (choć mogliby używać takiego samego lecz dla mniejszej działalności zakup takiego produktu byłby prawdopodobnie nieopłacalny).

Nie sposób wyobrazić sobie przedsiębiorstwa, które nie posiadałoby sprawnego działu księgowości. Oczywiście, każdy dział w firmie jest niezwykle ważny- każdy musi być sprawny by zapewnić przedsiębiorstwu poprawną pracę. Jednakże to na dziale księgowości zwykle spoczywa odpowiedzialność finansowa i dlatego powinniśmy zwrócić szczególną uwagę podczas rekrutacji osób na te stanowiska.

Zwykle podczas rekrutacji podstawowymi ocenianymi elementami są wykształcenie i doświadczenie danego kandydata. Warto jednak zwrócić uwagę również na inne cechy szczególnie ważne przy pracy w rachunkowości- wytrzymałość na stres, stabilność i zdolność rozwiązywania problemów. Oczywistym jest również fakt, że ewentualna karalność takiej osoby, w tym za przestępstwa podatkowe, powinna być dla nas pewnym wyznacznikiem.

Na stanowisku głównej księgowej powinna zostać zatrudniona odpowiednia osoba spełniająca wszystkie wymogi; co do pomocników księgowej możemy być już nieco mniej restrykcyjni.

Nie wolno zapominać, że tradycyjne „papierowe” księgowanie powoli odchodzi do lamusa i w większości firm księgi rachunkowe sporządza się za pomocą komputera a nie odręcznie. Takie oprogramowanie (program do faktur, aplikację do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub innych ksiąg rachunkowych, oprogramowanie do sporządzania listy płac oraz innych dokumentów księgowych, które będą tworzone w naszej firmie) należy zakupić oraz zadbać o prawidłowe przeszkolenie pracowników.

Jeśli pokusiliśmy się o analizę rynku aplikacji związanych z księgowaniem to wiemy, że ofert jest wiele i są one konkurencyjne. W wypadku gdy nasza działalność nie trwa zbyt długo i nie przynosi jeszcze spodziewanych zysków ciężko jest podjąć decyzję o przekazaniu sporej kwoty na oprogramowanie księgowe, jego wdrożenie i ewentualne szkolenia. Często decydujemy się wtedy na zakup tańszej wersji oprogramowania lub odpowiednio tańszego zamiennika. Należy zachować ostrożność przy tego typu działaniach. Teraźniejsza wymierna oszczędność związana z mniejszym kosztem zakupu programu do księgowania może odbić się nam podwójnymi kosztami w okresie późniejszym np. podczas modernizacji stanowisk lub rozwoju firmy. Pamiętajmy też, że producenci mniejszych aplikacji często nie oferują dobrych szkoleń, częstych aktualizacji oraz wsparcia techniczno-księgowego dla swojego oprogramowania. Aby w krytycznej sytuacji nie „zostać na lodzie” możemy spróbować alternatywnego rozwiązania. Jest nim księgowość online oferowana obecnie przez wiele serwisów internetowych. W zależności od wybranego rozwiązania mamy tam możliwość wystawiania faktur, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz generowania innych dokumentów a także wysyłania ich drogą elektroniczną do właściwego urzędu. Ponadto wiele takich witryn oferuje szeroką pomoc dla swoich produktów (również w zakresie księgowym). Rozwiązanie to nie jest darmowe- opłaca się miesięczny abonament- ale może okazać się najbardziej opłacalne gdy Twoje przedsiębiorstwo znajdzie się w sytuacji opisanej wcześniej.