Księgowość jako dział przedsiębiorstwa

Posts Tagged ‘komunikacja’

Pojawiające się w szybkim tempie oferty banków dotyczące bankowości elektronicznej skłaniają do rozważenia tych rozwiązań oraz zaimplementowania ich w naszym przedsiębiorstwie. Bankowość elektroniczna jest olbrzymim ułatwieniem, głównie dla działu księgowości ale i również wszystkich kontrahentów oraz pracowników, jeśli dochodzi do przekazywania środków finansowych (np. pensje lub opłaty za produkty bądź usługi firm trzecich). Dzięki takiemu rozwiązaniu pieniądze na koncie naszego kontrahenta znajdują się jeszcze w dniu wykonania przelewu bądź też w niektórych przypadkach niemalże natychmiast. Również jeśli posiadamy kontrahentów spoza granic Polski bankowość elektroniczna oferuje dużo szybsze przesyłanie pieniędzy. Czynności takie są możliwe w wypadku gdy nasz bank udostępnia bankowość elektroniczną (w tym momencie robią to wszystkie większe banki). Zwykle za opłatą bank udostępnia również odpowiednie urządzenia, dzięki którym możliwe jest weryfikowanie swojej tożsamości przez Internet dzięki czemu pracownicy naszego działu księgowości mogą wykonywać ze swojego biura wiele przelewów dziennie za pomocą jedynie paru kliknięć. Kwestia odpowiedniej weryfikacji jest ważna w bankowości elektronicznej gdyż to dzięki niej możemy uzyskiwać pewność , że dostępu do naszych środków nie uzyska nikt niepowołany. Autoryzacja taka przeprowadzana jest zwykle w sposób dwukanałowy co oznacza, że musimy się zweryfikować dwojako- w przypadku usług dla ludności może to oznaczać np. podanie numeru oraz przyporządkowane mu hasła a następnie podanie numeru weryfikacyjnego, który zostanie wysłany SMSem na nasz telefon (drugi kanał weryfikacyjny).

W każdej nowoczesnej firmie warto zadbać o rozwiązania nowatorskie w każdym segmencie działań firmy zarówno jeśli chodzi o produkcję czy też oferowanie usług tak samo warto rozwijać działy teoretycznie mniej związane z wyrabianiem przychodu firmy. Działem firmy, o który należy szczególnie dbać jest dział związany bezpośrednio z pieniędzmi czyli księgowość. Dużą wagę należy przyłożyć zarówno do doboru pracowników takiego działu jak i do samego przepływu informacji w dziale oraz aby dostarczyć pracownikom odpowiednie narzędzia. Zwłaszcza w tej ostatniej dziedzinie, pozornie mało ważnej, jest spore pole do popisu zwłaszcza, że producenci oprogramowania księgowego ciągle rozwijają swoje produkty a wybór odpowiedniego programu do naszego przedsiębiorstwa (działu księgowości) może wiązać się bezpośrednio z efektywnym działaniem jego pracowników. Aby podjąć dobrą decyzję dotyczącą wyboru narzędzi (w znaczeniu oprogramowania) dla księgowości musimy dokonać pewnej analizy dostępnych opcji oraz zgromadzić potrzeby naszej firmy w jednym miejscu tak aby mieć szybki i pełny wgląd w planowaną funkcjonalność danej aplikacji. Oczywiste jest, że innym oprogramowaniem będzie się posługiwał przedsiębiorca samodzielnie prowadzący swą działalność gospodarczą (programu księgowego używający jedynie do generowania dokumentów dla biura rachunkowego) a innym pracownik działu księgowości dużej spółki (choć mogliby używać takiego samego lecz dla mniejszej działalności zakup takiego produktu byłby prawdopodobnie nieopłacalny).

Niezwykle ważne dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości, segmentu działalności oraz innych czynników, jest wdrożenie odpowiednich systemów zarządzających procesami zachodzącymi wewnątrz firmy oraz w relacjach z kontrahentami. Optymalnym i pożądanym stanem jest stanem gdy każda z czynności przebiegających podczas dowolnego procesu w firmie może być odpowiednio monitorowana, ewidencjonowana a informacja o niej udostępniana w systemie w celu dalszych czynności. Przykładem takiego systemy mogą być systemy zarządzania relacjami z klientami- tzw systemy CRM. Służą one do utrzymywania odpowiedniej komunikacji z klientami, mogą zawierać obsługę maili, bazę kontrahentów oraz wiele innych informacji. Taki system można połączyć z systemem ERP czyli z planowaniem zasobów przedsiębiorstwa. Przykładowo: w systemie CRM pojawia się informacja od klienta dotycząca zamówienia, zostaje ono potwierdzone i automatycznie przekazane do ERP co skutkuje rozpoczęciem procesu produkcji danego produktu z jak najmniejszym wykorzystaniem kadry zarządzającej. Połączenie dwóch takich systemów daje spore możliwości tym bardziej, że możemy wprowadzać do takiego rozwiązania kolejne moduły- np. zarządzaniem magazynem. Polegałoby to, że na etapie przekazania zlecenia do produkcji wysyłana jest automatycznie informacja do magazynu, po czym następuje przykładowa odpowiedź oznaczająca brak danego materiału automatycznie przekazywana do pracownika odpowiadającego za zamówienia (bądź nawet lepiej- do modułu naszego systemu, który na podstawie wprowadzonych wcześniej danych automatycznie zamawia potrzebne materiały np. po akceptacji pracownika).