Księgowość jako dział przedsiębiorstwa

Posts Tagged ‘programy księgowe’

Cały świat nieustannie się rozwija, a szczególnie w dziedzinie komputerów i internetu. W dzisiejszych czasach Internet wkracza w coraz to nowsze dziedziny życia. W końcu wkroczył również w trudną i skomplikowaną dziedzinę jaką jest księgowość i rachunkowość. Od lat istnieją programy komputerowe, bez których księgowość nie byłaby tak prosta i szybka jak przed ich wymyśleniem, kiedy to wszystkie dokumenty wypełniało się ręcznie. Komputery i programy komputerowe z całą pewnością ułatwiły życie wielu przedsiębiorcom. Ostatnim hitem księgowości są programy księgowe dostępne przy pomocy internetu. Nie wymagają one trudnej i długiej instalacji, długiego i skomplikowanego konfigurowania, tak jak standardowe programy. Z całą pewnością są również o wiele tańsze niż tradycyjne rozwiązania. Jedynym wymaganiem jakie trzeba spełnić, aby móc zacząć z nich korzystać jest posiadanie najprostszego komputera i stałego łącza do internetu. W dzisiejszych czasach Internet to podstawa, więc ze spełnieniem drugiego warunku nie będzie żadnego problemu. Programy internetowe mają tą przewagę na zwykłym oprogramowaniem, że są dostępne przez dwadzieścia cztery godziny na dobę z każdego miejsca na świecie. Wystarczy znać odpowiednie hasła, aby móc zalogować się do platformy i wydrukować fakturę będąc na przykład w Singapurze. Dane księgowe są bardzo poufne i wiele firm boi się korzystać z internetu, aby nigdzie nie wyciekły. Programy internetowe są doskonale zabezpieczone, codziennie robione są kopie zapasowe danych, a nad bezpieczeństwem czuwa sztab informatyków. Przyszłość księgowości to Internet.

Biura rachunkowe, programy komputerowe, usługi online- to tylko niektóre opcje, z których skorzystać mogą przedsiębiorcy zarówno małych, średnich jak i dużych firm. Dzięki tym usługom, każdy przedsiębiorca może być spokojny o księgowość swoje firmy. Jak można zaobserwować w dzisiejszych czasach do lamusa odchodzą już biura rachunkowe, a przedsiębiorcy wolą samodzielnie zajmować się księgowością swojej firmy. Nic w tym dziwnego skoro do dyspozycji mają oni wiele programów komputerowych czy też fakturowanie online. Ogromną popularnością wśród przedsiębiorców cieszy się ostatnia opcja, a mianowicie wystawianie faktur za pomocą aplikacji internetowych. Z czego wynika popularność owej opcji. Jak się okazuje owa usługa posiada wiele zalet. Po pierwsze, prostota, z owej opcji korzystać można korzystać o dowolnej porze dnia i nocy i w dowolnym miejscu na globie, pod warunkiem, że będziemy posiadać dostęp do przeglądarki internetowej. Po drugie, aby korzystać z owej opcji nie trzeba nawet instalować na dysku żadnego programu. Faktury mogą być wystawiane z poziomu przeglądarki internetowej. Co ważne, nie trzeba się nawet rejestrować. Po trzecie, owa opcja jest nieustannie aktualizowana, a to oznacza, że faktury zawsze będą zawsze wypełnione zgodnie z obowiązującymi normami. Reasumując można stwierdzić, że ze względu na swoją prostotę, użyteczność oraz możliwość korzystania z owej opcji o dowolnej porze dnia i nocy w dowolnym miejscu sprawia, ze faktury online stają się bezkonkurencyjne. 

W dzisiejszych czasach, dobie globalizacji i rozwoju techniki podstawowym narzędziem pracy w wielu firmach i korporacjach są różnorakie programy komputerowe. Owa zasada dotyczy również wszelkiego rodzaju biur rachunkowych. Podstawowym narzędziem prowadzenia rozliczeń, prowadzenia faktur są aplikacje internetowe. Jeżeli jednak zdecydujemy się prowadzić księgo przychodów i rozchodów za pomocą komputera zapoznajmy się lepiej z zasadami. A mianowicie, kiedy sposób prowadzenia takiej księgi uważany jest za ważny i prawidłowy. Po pierwsze, jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie księgi za pomocą programu komputerowego musimy posiadać pisemną instrukcję obsługi danego programu. Po drugie, należy wykorzystywać dany program komputerowy w taki sposób, aby dawał on możliwość nieustannego wglądu w treść dokonywanych tam rozliczeń, etc., a ponadto, aby dane zapiski chronologiczne mogły być również w taki sposób drukowane i żeby zachowywały wygląd typowej księgi. Po trzecie, aby dane komputerowe były bezpieczne, chronione i żeby nie były narażone na zbytnie niebezpieczeństwo. Co się tyczy przedstawiania owych rozliczeń. To tak jak w przypadku typowej księgi, należy nie później niż do 20 każdego miesiąca sporządzić odpowiedni wydruk i przedstawić go w urzędzie skarbowym. Ponadto dany wydruk powinien być zgodny z obowiązującymi normami, w przypadku nie spełniania określonych warunków przedsiębiorca zmuszony jest do założenia księgi przychodów i rozchodów w wersji papierowej. Po upływie każdego miesiąca przedsiębiorca czy też osoba zajmująca się jego finansami powinna sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc, a następnie wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Na rynku istnieją dziesiątki różnych rodzajów programów do fakturowania. Jak wybrać ten najlepszy, najbardziej odpowiedni do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorstwo jest małe i generuje kilkanaście, kilkadziesiąt faktur miesięcznie, to zbędne są prawdziwe kombajny, które kosztują po kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych, dlatego, że większość ich funkcji nie będzie potrzebna. W takim przypadku wystarczą najprostsze programy, które kosztują zaledwie kilkaset złotych i posiadają podstawowe funkcje, takie jak zapamiętywanie danych kontrahentów, kartotekę towarów i usług, wystawianie faktur, rachunków, paragonów, możliwość eksportowania i importowania danych z różnych formatów, tworzenie cenników i tym podobne. Wersje bardziej skomplikowanie pozwalają również na włączenie gospodarki magazynowej i zarządzanie nią wspólnie z księgowością, w celu lepszego przeglądu stanu magazynowego firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia również pracowników, to programy do fakturowania powinny również zawierać elementy służące do prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym oraz zakładem ubezpieczeń społecznych. Nie ma sensu kupować dwóch różnych programów: jednego do faktur, a drugiego do obsługi osób zatrudnionych, gdyż bardziej rozbudowane programy do księgowości posiadają obydwie te funkcje. Posiadanie jednego programu pozwala również na oszczędność w kosztach szkolenia pracowników. Oczywiście najprościej jest wynająć biuro rachunkowe i całkowicie przerzucić ciężar odpowiedzialności za księgowość na nie.

W każdej nowoczesnej firmie warto zadbać o rozwiązania nowatorskie w każdym segmencie działań firmy zarówno jeśli chodzi o produkcję czy też oferowanie usług tak samo warto rozwijać działy teoretycznie mniej związane z wyrabianiem przychodu firmy. Działem firmy, o który należy szczególnie dbać jest dział związany bezpośrednio z pieniędzmi czyli księgowość. Dużą wagę należy przyłożyć zarówno do doboru pracowników takiego działu jak i do samego przepływu informacji w dziale oraz aby dostarczyć pracownikom odpowiednie narzędzia. Zwłaszcza w tej ostatniej dziedzinie, pozornie mało ważnej, jest spore pole do popisu zwłaszcza, że producenci oprogramowania księgowego ciągle rozwijają swoje produkty a wybór odpowiedniego programu do naszego przedsiębiorstwa (działu księgowości) może wiązać się bezpośrednio z efektywnym działaniem jego pracowników. Aby podjąć dobrą decyzję dotyczącą wyboru narzędzi (w znaczeniu oprogramowania) dla księgowości musimy dokonać pewnej analizy dostępnych opcji oraz zgromadzić potrzeby naszej firmy w jednym miejscu tak aby mieć szybki i pełny wgląd w planowaną funkcjonalność danej aplikacji. Oczywiste jest, że innym oprogramowaniem będzie się posługiwał przedsiębiorca samodzielnie prowadzący swą działalność gospodarczą (programu księgowego używający jedynie do generowania dokumentów dla biura rachunkowego) a innym pracownik działu księgowości dużej spółki (choć mogliby używać takiego samego lecz dla mniejszej działalności zakup takiego produktu byłby prawdopodobnie nieopłacalny).

Jeśli pokusiliśmy się o analizę rynku aplikacji związanych z księgowaniem to wiemy, że ofert jest wiele i są one konkurencyjne. W wypadku gdy nasza działalność nie trwa zbyt długo i nie przynosi jeszcze spodziewanych zysków ciężko jest podjąć decyzję o przekazaniu sporej kwoty na oprogramowanie księgowe, jego wdrożenie i ewentualne szkolenia. Często decydujemy się wtedy na zakup tańszej wersji oprogramowania lub odpowiednio tańszego zamiennika. Należy zachować ostrożność przy tego typu działaniach. Teraźniejsza wymierna oszczędność związana z mniejszym kosztem zakupu programu do księgowania może odbić się nam podwójnymi kosztami w okresie późniejszym np. podczas modernizacji stanowisk lub rozwoju firmy. Pamiętajmy też, że producenci mniejszych aplikacji często nie oferują dobrych szkoleń, częstych aktualizacji oraz wsparcia techniczno-księgowego dla swojego oprogramowania. Aby w krytycznej sytuacji nie „zostać na lodzie” możemy spróbować alternatywnego rozwiązania. Jest nim księgowość online oferowana obecnie przez wiele serwisów internetowych. W zależności od wybranego rozwiązania mamy tam możliwość wystawiania faktur, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz generowania innych dokumentów a także wysyłania ich drogą elektroniczną do właściwego urzędu. Ponadto wiele takich witryn oferuje szeroką pomoc dla swoich produktów (również w zakresie księgowym). Rozwiązanie to nie jest darmowe- opłaca się miesięczny abonament- ale może okazać się najbardziej opłacalne gdy Twoje przedsiębiorstwo znajdzie się w sytuacji opisanej wcześniej.